Jeder kennt sie, jeder hasst sie: die Suche nach E-Mails!
Wo ist sie? Diese eine wichtige E-Mail? Die scheinbar vom Erdboden verschluckt wurde?! Dabei ist gerade jetzt diese eine bestimmte E-Mail wirklich wichtig! Dass verschwundene E-Mails aber nicht nur ärgerlich, sondern auch rechtlich problematisch sein können, wissen nur wenige. Fakt ist jedoch: Grundsätzlich muss unabhängig von der Unternehmensgröße alles archiviert werden, was mit einem steuerlich relevanten Prozess zu tun hat – das ist seit Inkrafttreten der GoBD Pflicht. Nur eine E-Mail-Archivierungslösung wird diesen Anforderungen gerecht. Handeln Sie also jetzt!
E-Mail-Archivierung: die Sachlage
E-Mails, die als Handelsbriefe eingestuft werden, müssen sechs Jahre archiviert werden, steuerrechtlich relevante
E-Mails sogar zehn Jahre. Ausschlaggebend dafür sind die in Deutschland geltenden rechtlichen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, kurz: die GoBD. Sie verpflichten Unternehmen unter anderem dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Darunter fällt jegliche Art der Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht hat, also Dokumente wie Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Sanktionen drohen bei Nichterfüllung
Verantwortlich für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen ist die Geschäftsführung eines Unternehmens. Wird die Pflicht nicht erfüllt, drohen steuer- rechtliche und in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Tatsache ist also: An der E-Mail-Archivierung führt kein Weg vorbei!
Die gute Nachricht: Eine funktionierende E-Mail-Archivierung ist kein Hexenwerk und steht Ihnen in Windeseile zur Verfügung. Und noch einen Zahn möchten wir Ihnen ziehen: Eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist nicht nur ein aufgezwungenes Mittel zum Zweck. Sie hat nämlich auch zahlreiche Vorteile für Sie im Gepäck!
Ihre Vorteile durch E-Mail-Archivierung
- Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten effizienter und produktiver
- Langwieriges, aufwändiges und kostspieliges Suchen nach bestimmten E-Mails entfällt, ebenso die aufwändige E-Mail-Sortierung
- Schutz vor Datenverlusten
- Vereinfachung von Backup und Wiederherstellung
- Smarte Komprimierung und Auslagerung beugt überfüllten E-Mail-Postfächern und Servern vor
- Rechtliche Sicherheit: Gesetzliche Vorschriften werden komplett erfüllt
Wir machen das für Sie! Unsere Leistungen im Überblick:
- Installation und Einrichtung der E- Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen
- Unveränderbare, revisionssichere Ablage Ihrer E-Mails
- Hohe Datensicherheit dank komplexer Verschlüsselungsverfahren
- Sichere Datenablage auf deutschen Servern
- Webbasierter Zugriff, damit Sie von überall aus auf Ihr E-Mail-Archiv zugreifen können
- Microsoft-Outlook-Integration möglich
- Protokollierung aller Aktionen, damit Sie jederzeit alle Handlungen nachvollziehen und nachweisen können
E-Mail-Archivierung auch als Managed Service
Möglicherweise haben Sie davon bereits gehört; vielleicht setzen Sie Managed Services sogar schon in Ihrem Unternehmen ein. In jedem Fall möchten wir Ihnen diesen zukunftsweisenden Rundum-sorglos-Service kurz näherbringen.
Warum? Weil Managed Services für Sie und Ihr Unternehmen die entscheidenden Mehrwerte liefern, um unbeschwert, effizient und ohne böse Überraschungen zu arbeiten.
Was sind Managed Services? Bei Managed Services geht es in erster Linie darum, dass wir als Ihr IT-Dienstleister, als Ihr sogenannter Managed Services Provider (kurz MSP), Ihnen die Sorgen um bestimmte IT-Bereiche oder sogar Ihre gesamte IT abnehmen. Als Ihr MSP haben wir dabei stets ein Auge auf Ihre IT. Wir erkennen Probleme frühzeitig und greifen ein, bevor Sie Ausfälle in Ihrem Arbeitsablauf überhaupt bemerken. Durch Managed Services entscheiden Sie sich also proaktiv gegen Systemausfälle und andere kleinere Probleme, die ansonsten Ihren Arbeitsalltag und den Ihrer Mitarbeiter behindern könnten.
Für diese Leistung berechnen wir Ihnen monatlich eine feste Servicepauschale. Auch in dieser Hinsicht erwarten Sie also keine bösen Überraschungen. IT-Probleme können frühzeitig erkannt und behoben werden. Ungeplant hohe Rechnungen für einen IT-Dienstleister entfallen. Für Sie bedeutet das also zweierlei: kalkulierbare Kosten und eine verlässliche IT.
Als Ihr erfahrener IT-Dienstleister empfehlen wir kleinen und mittleren Unternehmen den Einsatz von Managed Services. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie profitieren zum monatlich attraktiven Festpreis von einer funktionierenden IT, müssen kein eigenes IT-Personal beschäftigen und Ihre Arbeitsprozesse werden nicht von unnötigen Zwischenfällen gestört.
Lassen Sie sich von uns kompetent beraten! Gern ermitteln wir Ihren individuellen Bedarf gemeinsam mit Ihnen und können Ihnen anschließend die passenden Managed Services empfehlen. Die beliebte E-Mail-Archivierung ist nämlich längst nicht das Ende der Fahnenstange in Hinblick auf unsere umfangreichen Managed-Services-Produkte! Kontaktieren Sie uns am besten gleich telefonisch (09181 - 4855 0) oder über unser Kontaktformular.
