Ab dem 1. Januar 2025 tritt die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht in Kraft, d.h. ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen Rechnungen in maschinell auslesbaren Formaten (E-Rechnungen) empfangen können. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wird bis zum 31. Dezember 2027 schrittweise eingeführt.
Warum die E-Rechnungspflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil einer größeren Digitalisierungsoffensive der deutschen Regierung, um die Effizienz in der Verwaltung zu steigern und den bürokratischen Aufwand für Unternehmen zu verringern.
Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen keine Papier-Rechnungen mehr bevorzugen und ab 2028 sind alle Rechnungen in elektronischer Form zu versenden – strukturiert und normgerecht.
Aber was genau bedeutet das?
- Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden.
- PDF-Rechnungen per E-Mail erfüllen diese Anforderungen nicht, da sie keine strukturierten Daten enthalten und nicht der Norm EN 16931 entsprechen. Stattdessen müssen Unternehmen das xRechnung- oder ZugFerd-Format nutzen.
Unsere Lösungen für Sie – Schritt für Schritt
Damit Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllt, bieten wir von SCHWARZ Computer Systeme eine umfassende Lösung an:
1. Sicheres Postfach für E-Rechnungen
- Ein sicheres und effizientes Postfach ermöglicht den Empfang und die Verwaltung Ihrer E-Rechnungen.
- Inklusive Hostingpaket mit eigener Domain (z.B. rechnung@IhreDomain.de) für eine professionelle und sichere Kommunikation.
2. Einfache Verarbeitung und Darstellung
- Unsere Software unterstützt Sie bei der Verarbeitung von xRechnungen und ermöglicht eine einfache Lesbarkeit
- durch unseren xConvert werden XML-Rechnungen in lesbare PDF-Dokumente umwandelt.
3. Gesetzeskonforme Archivierung
- Die Archivierung von Rechnungen und E-Mails muss unveränderbar und revisionssicher erfolgen – und zwar gemäß den Anforderungen der GoBD, HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125.
- Manipulationssichere Archivierung durch qualifizierte Zeitstempel, Ihre Daten sind jederzeit sicher und leicht auffindbar.
- Leistungsstarke Suchfunktion und umfassende Indizierung.
Sollten Sie nur eine dieser Komponenten zur Optimierung Ihres Systems benötigen, -Kein Problem! Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Wichtige Änderungen durch die E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt nicht nur Veränderungen bei der Rechnungsstellung mit sich, sondern auch bei der Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten. E-Mails mit handelsrechtlichen oder steuerlich relevanten Inhalten müssen ebenfalls archiviert werden – und zwar unveränderbar und revisionssicher.
Was muss archiviert werden?
- Handelsbriefe, Angebote, Rechnungen und alle weiteren wichtigen E-Mails müssen in der Form archiviert werden, in der sie vorliegen.
- Diese Archivierung unterliegt bestimmten Aufbewahrungsfristen:
- Handelsbriefe: 6 Jahre
- Steuerlich relevante E-Mails: 10 Jahre
- Bestimmte Dokumente müssen sogar bis zu 30 Jahre oder unbegrenzt aufbewahrt werden.
Konsequenzen bei Nicht-Erfüllung
Die Nicht-Einhaltung der Archivierungspflicht kann schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen – von Strafzahlungen bis hin zu Freiheitsstrafen oder Schadensersatzforderungen.
Wie SCHWARZ Computer Systeme Ihnen hilft
Mit unseren Lösungen für die E-Rechnung und E-Mail-Archivierung sind Sie bestens gerüstet, um alle Anforderungen schnell und unkompliziert zu erfüllen. Unsere Softwarelösungen bieten Ihnen:
- Einfache Umstellung auf die E-Rechnung
- Sicherer Empfang und Verwaltung von E-Rechnungen
- Gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Rechnungen und E-Mails
- Persönliche Ansprechpartner die Sie bei Ihren Fragen unterstützen.
Kontakt
Kontaktieren Sie uns noch heute für eine individuelle Beratung und die passenden Lösungen für Ihr Unternehmen!
